Sut i Gynnwys Grwpiau sydd heb Gynrychiolaeth Ddigonol (Agenda Rhifyn 11)
Pynciau i Grwpiau Tenantiaid eu trafod â'u landlord
Mae rhai grwpiau tenantiaid wedi gofyn inni am eitemau agenda amserol / sesiynau briffio pwnc i'w grŵp tenantiaid eu trafod â'u landlord. Mae TPAS Cymru wedi creu cyfres friffio yr ydym yn ei galw’n ‘Agenda’ sy’n darparu grwpiau tenantiaid efo trosolwg o bwnc ac yn awgrymu cwestiynau y gallech eu gofyn wrth i chi ymgysylltu â’ch landlord. Bydd y briff hwn yn canolbwyntio ar sut y gallwch gynnwys grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol.
Rydym yn gwybod ei bod yn bwysig i landlordiaid a grwpiau cymunedol glywed barn gan ystod mor eang neu amrywiol o'u tenantiaid ag sy'n bosibl. Cyfrifoldeb pawb yw cysylltu â thenantiaid sydd heb gynrychiolaeth ddigonol neu'r rhai nas clywir yn aml! Nid oes unrhyw ‘ffon hud’ i gael pawb i gymryd rhan ond mae yna rai pethau a allai helpu i glywed gan grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol.
I ddechrau, rhaid i chi fod yn siŵr pwy nad ydych yn clywed ganddynt: peidiwch â chymryd yn ganiataol eich bod chi'n gwybod pwy sydd ddim yn cymryd rhan! Ai pobl ifanc ydynt, teuluoedd â phlant, pobl sy'n gweithio, pobl o gefndir Du, Asiaidd neu Leiafrifoedd Ethnig? Unwaith y byddwch chi'n adnabod eich proffil tenant / preswylydd, byddwch chi'n gallu sefydlu gyda phwy nad ydych chi'n ymgysylltu a dechrau ystyried pam: bydd hyn yn ei dro yn eich helpu i feddwl sut y gallwch chi ddechrau ymgysylltu â nhw.
Yna mae angen i ni ddeall pa faterion sy'n bwysig i'r tenantiaid / grwpiau hyn sydd heb gynrychiolaeth ddigonol? Ni fydd tenantiaid yn ymateb i'ch digwyddiadau / cwestiynau os nad oes ganddyn nhw unrhyw ddiddordeb yn y materion rydych chi'n canolbwyntio arnyn nhw neu'n gweld unrhyw 'bwynt' ymateb. Gall gofyn i denantiaid sydd heb gynrychiolaeth ddigonol am eu blaenoriaethau mewn perthynas â gwasanaethau a rheoli eu cartrefi / cymunedau helpu'r landlord i gynllunio gweithgareddau, ymgynghori, craffu ar y themâu hyn.
Efallai y bydd pob tenant, gan gynnwys y rhai nas clywir yn aml, yn cael eu hannog i ‘gymryd rhan’ os gallant weld y gwahaniaeth y mae cyfranogiad wedi’i wneud yn y gorffennol. Er enghraifft, os yw cyfranogiad tenantiaid blaenorol wedi arwain at yr holl gyfathrebu bellach mewn iaith glir neu welliant yn safon y gwasanaeth a roddir gan gontractwyr, gall hyn argyhoeddi tenantiaid y gall cyfranogiad wneud gwahaniaeth. Mae'n ddyledus arnoch chi eich hun i ‘chwifio’r faner’ ar gyfer eich grŵp / sefydliad cymunedol a ‘gweiddi’ am y gwahaniaeth y mae gweithgareddau cyfranogiad tenantiaid wedi’i wneud!
Yn olaf, os nad yw tenantiaid yn teimlo bod rhywun yn gwrando arnynt, byddant yn colli ffydd yn y sefydliad. Os yw ‘gwrando’ wedi bod yn broblem yn y gorffennol mae angen sicrhau tenantiaid y bydd yn wahanol yn y dyfodol! Mae angen i chi bwysleisio nad ydych chi wedi cau eich clustiau i bethau nad ydych chi eisiau eu clywed! Y rheol euraidd yw... rhaid i landlordiaid / grwpiau tenantiaid roi gwybod i denantiaid am sut maen nhw wedi gwrando arnyn nhw, (a chlywed yr hyn maen nhw wedi'i ddweud!) a'u diweddaru ar yr hyn maen nhw wedi'i wneud gyda'r wybodaeth honno!
Cwestiynau i denantiaid i’w gofyn:
-
A yw gwybodaeth broffilio tenant eich landlord yn gyfredol ac mor gywir â phosibl? Gofynnwch i'ch staff rheng flaen, sy'n gweithio yn y cymunedau, i rannu eu gwybodaeth am bwy sy'n byw yno a gofynnwch iddynt am awgrymiadau ar sut y gallech gynnwys tenantiaid nad ydynt yn cael eu clywed ar hyn o bryd.
-
A yw cyfranogiad Tenant wrth galon ac enaid eich sefydliad? Os ydych chi am adeiladu ymddiriedaeth a pherthynas â PHOB un o'ch tenantiaid ac annog grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol i gymryd mwy o ran, mae angen i chi ei gwneud hi'n glir bod Cyfranogiad Tenantiaid wedi'i ymgorffori yn eich sefydliad a bod tenantiaid a'u barn yn cael eu parchu a'u gwerthfawrogi gan yr holl staff.
-
Pa gymorth ymarferol y mae eich landlord yn ei gynnig i denantiaid sydd heb gynrychiolaeth ddigonol? e.e. help gyda mynediad i'r rhyngrwyd, darparu tabledi / gliniaduron, hyfforddiant, cefnogaeth staff
-
A yw'ch landlord yn rhoi digon o wybodaeth gefndirol i denantiaid ynghylch pam mae angen eu barn a'u mewnbwn arnynt a'r hyn y byddant / na fyddant yn ei wneud o ganlyniad? Mae angen i landlordiaid dawelu meddwl tenantiaid nad ydyn nhw'n ymgysylltu â nhw'n rheolaidd pam mae eu mewnbwn yn cael ei werthfawrogi ac egluro beth fydd / na fydd yn digwydd i unrhyw wybodaeth maen nhw'n ei rhannu gyda nhw. Mae tawelu meddwl tenantiaid / preswylwyr ynghylch cyfrinachedd a sut y gellir defnyddio unrhyw atebion / awgrymiadau yn hanfodol ynghyd â rheoli disgwyliadau! Rhaid i landlordiaid fod yn realistig ac yn onest ynghylch cwmpas / potensial unrhyw waith ymgynghori / grŵp.
-
Pa mor dda yw eich adborth?
Mae angen rhoi adborth prydlon a manwl i bob tenant ar yr hyn y mae'r landlord wedi'i wneud gyda'r awgrymiadau, barn a mewnbwn a gawsant gan denantiaid. Byddwch yn onest os yw hyn wedi bod yn wendid yn y gorffennol ac eglurwch sut rydych chi'n mynd i wella adborth yn y dyfodol. Ystyriwch fecanwaith adborth rheolaidd mewn cylchlythyrau ……ar-lein, trwy fideo ac ati fel bod tenantiaid yn gwybod ble a phryd i chwilio am adborth eich sefydliad. Cynlluniwch adborth i'ch amserlen ymgynghori / digwyddiad fel ei bod yn amlwg ar y dechrau y bydd adborth yn cael ei ddarparu erbyn dyddiad penodol! (Os bydd oedi, bydd angen i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'ch tenantiaid am hynny hefyd!) Hefyd peidiwch â chymryd yn ganiataol e.e. bod pawb yn eich cymuned yn gwybod mai eich grŵp cymunedol sy'n gyfrifol am drefnu'r feddygfa atgyweirio a chynnal a chadw! Mae angen i chi roi gwybod iddyn nhw.
Gobeithiwn eich bod wedi mwynhau darllen y rhifyn hwn o'r Agenda. Byddem wrth ein bodd yn clywed am unrhyw sgyrsiau rydych chi wedi'u cael gyda'ch landlord ynglŷn â'r pwnc yma, felly e-bostiwch [email protected] gydag unrhyw adborth neu gwestiynau pellach.